ZUS od 1 stycznia zmienia treść raportów

W imiennych raportach miesięcznych do ZUS RCA oraz dokumencie wyrejestrowującym ZUS ZWUA będzie trzeba podawać więcej danych, dotyczących pracowników. Co będzie trzeba dodatkowo podawać w nowych formularzach?

W jaki sposób można zamienić formę dokumentów z papierowej na elektroniczną?

Zmienić sposób prowadzenia akt osobowych (i innej dokumentacji pracowniczej) z papierowego na elektroniczny możemy poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, na przykład skanu. Jak dokładnie trzeba to zrobić?

Od 1 stycznia możesz wypłacać wynagrodzenia na konto

Zasady wypłaty wynagrodzenia za pracę wreszcie zostaną dostosowane do standardów obowiązujących w XXI wieku. Normą stanie się wypłacanie pracownikom wynagrodzenia na konto, a nie gotówką.

Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z przejściem z dokumentacji papierowej na elektroniczną?

Najważniejsze obowiązki pracodawcy, które wiążą się z digitalizacją danych, to obowiązki informacyjne wobec pracowników oraz obowiązki dotyczące zabezpieczenia akt prowadzonych lub przechowywanych w elektronicznej formie. Jak należy je wypełnić?

Jak wystawiać odpisy dokumentów elektronicznych?

Zdarza się, że musisz zrobić kopię któregoś z dokumentów pracownika, żeby mu ją przekazać. Jak należy to robić, jeśli dokumentacja jest w formie elektronicznej? Dać mu plik czy wydruk?

Jak powinny być zabezpieczone elektroniczne akta?

Jeśli zdecydujesz się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, musisz ją odpowiednio zabezpieczyć, a także w odpowiedni sposób przechowywać. Jakie wymogi w tym zakresie przewidują nowe przepisy?

Dokumentacja elektroniczna będzie równoważna dokumentacji papierowej

W nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzono również zasadę równoważności dokumentacji papierowej i elektronicznej (art. 94[11] kp). W związku z tym i pracodawca, i pracownik będą mogli w równym stopniu korzystać zarówno z wersji papierowej, jak i elektronicznej, co może okazać się pomocne np. podczas sporu sądowego.

Czy wolno prowadzić akta częściowo w formie papierowej, a częściowo elektronicznej?

Teoretycznie możliwe są różne warianty: że długie dokumenty będą zdigitalizowane, a krótkie nie, albo że w postaci elektronicznej będzie dokumentacja osobowa, a w papierowej płacowa. Tylko czy przepisy na to pozwalają?

Czy trzeba zniszczyć papierowe dokumenty po digitalizacji?

Co powinieneś zrobić z papierową dokumentacją pracowników, gdy zamienisz wszystkie dokumenty na pliki komputerowe, a pracownicy nie odbiorą papierowych wersji? Nowe przepisy zawierają szczegółowe wytyczne na ten temat.

Czy inne dokumenty też można zamienić na formę elektroniczną?

Przejść na formę elektroniczną można nie tylko w przypadku akt osobowych pracownika, ale także całej dokumentacji pracowniczej. Co jeszcze, poza aktami, możesz przechowywać w formie plików?